Llega la primavera… y toca rendir cuentas con Hacienda. Pero, entre tanto formulario, borrador y casilla, hay un papel que se convierte en el Santo Grial de la declaración de la Renta: el certificado de retenciones. Esa humilde hoja con cifras y firmas es la prueba de que tu empresa ha estado adelantando por ti parte de tus impuestos cada mes.
El problema llega cuando la empresa, ya sea por despiste, desorganización o porque se ha tragado el calendario, no te lo entrega. ¿Te suena esa frase de "Estamos en ello, lo tendrás la semana que viene"? Pues bien, aquí te contamos qué hacer cuando la semana que viene nunca llega, qué derechos te amparan y cómo asegurarte de que tu declaración no se convierta en una misión imposible. Porque si pagar impuestos ya duele, hacerlo sin la información correcta puede doler el doble.
¿Está obligada la empresa a entregarte el certificado de retenciones?
La respuesta es inequívoca: sí. Todas las empresas están legalmente obligadas a proporcionar el certificado de retenciones e ingresos a sus trabajadores dentro del plazo establecido por la Agencia Tributaria, que en este caso finaliza el 5 de abril de cada año. Este documento no es un mero trámite administrativo ni una cortesía del empleador, sino un requisito esencial para que los contribuyentes puedan cumplir con su obligación fiscal de presentar la declaración de la Renta de manera precisa y conforme a la normativa vigente.
El incumplimiento de esta obligación por parte de la empresa no solo genera inconvenientes para el trabajador, que podría enfrentar dificultades a la hora de presentar su declaración, sino que también conlleva consecuencias legales y económicas para la entidad responsable.
De acuerdo con lo estipulado en el Real Decreto 2063/2004,de 15 de octubre, por el que se aprueba el Reglamento general del régimen sancionador tributario, la falta de emisión de este certificado constituye una infracción tributaria leve, lo que se traduce en la imposición de una sanción económica de 150 euros por cada certificado no entregado. No obstante, es importante señalar que el pago de esta multa no exime a la empresa de su obligación de expedir el documento. Es decir, aun cuando se le imponga una penalización, la empresa deberá proceder a la emisión y entrega del certificado de retenciones a sus empleados, asegurando el cumplimiento de sus responsabilidades fiscales.
Esta normativa tiene como objetivo garantizar la transparencia y el adecuado funcionamiento del sistema tributario, en virtud de los principios reguladores recogidos en la Ley 19/2013, del 9 de diciembre, de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Buen Gobierno, evitando así situaciones en las que el trabajador pueda verse perjudicado por la falta de información sobre las retenciones efectuadas sobre sus ingresos.
Por ello, ante la negativa o el retraso injustificado en la entrega de este documento, el empleado cuenta con mecanismos legales para reclamarlo y, en última instancia, acudir a la Agencia Tributaria para denunciar la irregularidad.
¿Qué hacer si tu empresa no te entrega el certificado de retenciones?
Si ha pasado la fecha prevista y no has recibido tu certificado, es importante actuar de inmediato para evitar contratiempos en tu declaración de impuestos. A continuación, te explicamos los pasos que debes seguir para reclamarlo.
Antes de entrar en situaciones más complejas, lo más recomendable es recurrir primero a la vía interna. Ponte en contacto con el departamento de Recursos Humanos o Contabilidad de tu empresa y solicita el documento. En muchos casos, la falta de entrega puede deberse a un simple olvido administrativo, un retraso en la gestión o problemas técnicos en la emisión del certificado. Un correo electrónico o una llamada telefónica pueden ser suficientes para solucionar el problema rápidamente.
Si trabajas para una pequeña empresa sin un departamento de Recursos Humanos estructurado, acude directamente al responsable de la contabilidad o al administrador.
Ahora bien, si, después de haber solicitado el documento verbalmente, sigues sin recibir respuesta, es el momento de dejar constancia de tu reclamación por escrito:
- Redacta un correo electrónico formal o una carta certificada dirigida a la empresa.
- Explica que has solicitado previamente el documento y que, hasta la fecha, no lo has recibido.
- Menciona que el certificado es obligatorio por ley y que su falta podría ocasionarte problemas en tu declaración de la Renta.
- Solicita una fecha concreta de entrega y deja claro que esperas recibirlo a la mayor brevedad posible.
En caso de que persona jurídica continúe sin entregarte el certificado, puedes recurrir a la Agencia Estatal Agencia Tributaria (AEAT) para obtener la información necesaria para tu declaración de la Renta. Es importante aclarar que la Agencia Tributaria no emite certificados de retenciones, pero sí dispone de tus datos fiscales, es decir, el registro de los ingresos y retenciones que la empresa ha declarado en su modelo 190. Para acceder a esta información, puedes:
- Consultar tus datos fiscales en la página web de la Agencia Tributaria con tu Cl@ve PIN, certificado digital o DNI electrónico.
- Pedir cita en una oficina de la AEAT y solicitar asesoramiento.
- Llamar al servicio de atención telefónica de la Agencia Tributaria.
Si confirmas que la empresa ha declarado correctamente tus retenciones, puedes utilizar estos datos para presentar tu declaración, aunque sigas teniendo derecho a exigir el certificado original. Por el contrario, si la empresa no ha declarado correctamente tus ingresos o retenciones, podrías estar ante una posible irregularidad fiscal que deberías reportar a la Agencia Tributaria.
Ante este escenario, si la empresa sigue sin proporcionarte el certificado de retenciones a pesar de tus solicitudes, y la Agencia Tributaria confirma que hay irregularidades, podrías recurrir a vías legales para exigir su entrega. Algunas opciones incluyen:
- Presentar una denuncia ante la Inspección de Trabajo y Seguridad Social, argumentando el incumplimiento de la empresa.
- Recurrir a un abogado especializado en derecho laboral o fiscal, quien podrá asesorarte sobre cómo proceder legalmente.
- Interponer una demanda judicial en caso de perjuicio económico o incumplimiento reiterado.
¿Puedo hacer la declaración de la renta sin el certificado de retenciones?
A la hora de presentar la declaración de la renta, contar con el certificado de retenciones e ingresos que proporciona la empresa es lo ideal. Sin embargo, si por algún motivo no lo tienes, ¿puedes seguir adelante con el trámite?
La respuesta es sí. La buena noticia es que la falta del certificado no te impedirá presentar tu declaración. La Agencia Tributaria (AEAT) dispone de la información fiscal que las empresas han declarado a lo largo del año, por lo que puedes acceder a esos datos y completar tu declaración sin necesidad del documento oficial.
No obstante, esto no significa que debas relajarte. Aunque Hacienda tenga acceso a esa información, es fundamental comprobar que los datos son correctos antes de confirmar tu declaración. Un error o discrepancia en las cifras podría traducirse en problemas futuros, desde una liquidación incorrecta hasta posibles sanciones de carácter pecuniario.
A continuación, te explicamos qué pasos debes seguir y qué riesgos podrías afrontar si presentas la declaración sin este documento clave.
¿Cómo obtener los datos fiscales sin el certificado?
Si tu empresa no te ha entregado el certificado de retenciones, puedes consultar directamente la información que Hacienda tiene sobre ti. Para hacerlo, sigue estos pasos:
- Entra en la web de la AEAT (www.agenciatributaria.es)
- Dirígete al apartado de "Renta 2023" (o el año correspondiente)
- Haz clic en "Consultar datos fiscales"
- Para identificarte, puedes acceder con tu Cl@ve PIN, certificado digital, DNI electrónico o mediante el número de referencia que proporciona Hacienda.
- En este apartado encontrarás toda la información fiscal que la Agencia Tributaria ha recibido sobre ti. Esto incluye tus ingresos brutos, retenciones de IRPF, cotizaciones a la Seguridad Social y cualquier otra retribución declarada por tu empresa.
- Si los datos coinciden con los que esperabas, puedes utilizarlos para presentar tu declaración sin problemas.
- Si detectas diferencias, es recomendable contactar con tu empresa para aclararlas antes de confirmar el borrador.
¿Es fiable hacer la declaración solo con los datos de Hacienda?
En la mayoría de los casos, los datos fiscales proporcionados por la Agencia Tributaria son correctos y coinciden con los reflejados en el certificado de retenciones que debería facilitar la empresa. No obstante, esto no significa que el sistema esté libre de errores. Existen situaciones en las que pueden producirse discrepancias, ya sea por errores administrativos, retrasos en la comunicación de la información o incluso por fallos en la declaración de la empresa.
Uno de los errores más comunes se da en las retenciones. Puede ocurrir que la empresa haya cometido un fallo al declarar las cantidades retenidas y que la información registrada en Hacienda no se corresponda con la realidad. Si el importe de las retenciones que aparece en el borrador de la declaración es inferior al que efectivamente se te aplicó, podrías acabar pagando más impuestos de los que realmente te corresponden. En cambio, si la cantidad reflejada en la Agencia Tributaria es mayor de lo debido, podrías recibir una devolución indebida, lo que a largo plazo podría derivar en una revisión por parte de Hacienda e incluso en una sanción.
Otro problema habitual es la falta de reflejo de determinados ingresos en los datos fiscales. En ocasiones, la empresa puede haber cometido un error en su declaración o simplemente no haber comunicado aún ciertos pagos. Si presentas la declaración con una cantidad incorrecta, la Agencia Tributaria podría detectarlo y enviarte un requerimiento para aclarar la situación. Esto no solo podría retrasar el proceso, sino que, en casos más graves, podrías enfrentarte a una regularización de impuestos con los consiguientes recargos.
Por último, las deducciones pueden ser otro punto conflictivo. Si tienes derecho a ciertas reducciones fiscales, como las derivadas de la doble imposición o aportaciones a planes de pensiones, es fundamental que los datos estén bien registrados. De lo contrario, podrías perder beneficios fiscales a los que tienes derecho o, por el contrario, aplicarte deducciones incorrectas que podrían generar problemas en futuras revisiones de Hacienda.
