A partir de 2025, el uso de herramientas tradicionales como Excel y Word para la elaboración de facturas en el ámbito de los autónomos y de las pequeñas y medianas empresas (PYMEs) podría llegar a su fin.
La Ley 18/2022, conocida como Ley Crea y Crece, establece una transformación radical en la manera en que se gestionan las facturas, marcando así un hito en la digitalización empresarial en España. Esta normativa, en vigor desde septiembre de 2022, se alinea con el ambicioso plan europeo VAT in the Digital Age (ViDA), cuyo objetivo es modernizar la administración fiscal y combatir la morosidad en el sector público y en las transacciones comerciales entre empresas.
Factura electrónica: una realidad inminente
Desde julio de 2024, las grandes empresas que facturan más de ocho millones de euros anuales están obligadas a emitir sus facturas electrónicamente. Para las PYMEs y autónomos que facturan menos de esa cantidad, la obligatoriedad entra en vigor a partir del próximo año. Este cambio busca garantizar la transparencia y eficiencia en la gestión fiscal, reduciendo la posibilidad de errores y fraudes en la emisión de documentos comerciales.
El Gobierno está trabajando en la elaboración de una guía detallada para ayudar a los negocios a adaptarse a esta nueva normativa. La ley exige el uso de sistemas de facturación electrónica homologados, lo que significa que las tradicionales facturas en formato Excel, Word o PDF ya no serán aceptadas, exceptuando las facturas dirigidas a particulares. Esta medida se enmarca dentro de un esfuerzo mayor por digitalizar los procesos administrativos y fiscales, promoviendo la integridad de los datos y facilitando el control por parte de las autoridades.
Normas y sanciones: un marco estricto
Para evitar la falsificación y asegurar la integridad de las facturas, se permitirán formatos estandarizados como XML CII (CEFACT de la ONU), UBL (Universal Business Language), EDIFACT (norma ISO 9735) y Facturae, el formato específico de la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT). Estos formatos ofrecen una estructura más compleja y un rastreo más efectivo, minimizando el riesgo de alteraciones fraudulentas.
Sin embargo, a pesar de que la normativa lleva en vigor dos años, todavía persiste cierta incertidumbre debido a la falta de una regulación técnica definitiva. No obstante, ya se han establecido sanciones significativas para quienes no cumplan con los nuevos requisitos: las multas pueden variar desde 150 euros por cada documento emitido incorrectamente hasta un 75% del importe de la factura en caso de datos falsificados. Las empresas que no se adapten a la nueva normativa podrían enfrentar penalizaciones de hasta 10.000 euros por infracción grave.
Un nuevo horizonte para autónomos y PYMEs
Para los autónomos y pequeñas empresas, la transición hacia la facturación electrónica representa un desafío considerable, pero también una oportunidad para optimizar la eficiencia operativa y la transparencia fiscal. La adaptación a estas nuevas herramientas facilitará el cumplimiento de la normativa y contribuirá a una gestión más ágil y precisa de los documentos comerciales.
Cabe destacar que la implementación de la Ley Crea y Crece es parte de un esfuerzo más amplio para modernizar la administración fiscal en Europa, y España se está posicionando a la vanguardia de esta transformación digital.
Mientras se acerca la fecha de obligatoriedad para las PYMEs y autónomos, es crucial que estos negocios comiencen a prepararse para la transición, explorando opciones de software homologado y ajustando sus procesos internos para cumplir con la nueva normativa. La digitalización no solo promete una mayor transparencia y control, sino también una simplificación significativa de las gestiones administrativas en el futuro cercano.
